Comment faire l'inventaire de son magasin, étape par étape
Pour faire l'inventaire de son magasin, préparez la liste des articles et découpez le magasin en emplacements, comptez la réserve la veille et la surface de vente aux heures creuses, puis contrôlez les écarts et recomptez seulement ce qui cloche.
À quoi sert l'inventaire, et quand le faire
- Un inventaire physique est à faire au moins une fois par an. La date dépend de la clôture de vos comptes, qui peut tomber à n'importe quel moment de l'année : demandez-la à votre expert-comptable.
- Au-delà de l'obligation, il donne la valeur réelle de votre stock, révèle la démarque (casse, erreurs, vols) et remet la caisse à jour.
- Moins vous comptez de références en même temps, plus l'inventaire est fiable : mieux vaut un magasin bien découpé qu'un comptage de masse.
Le déroulé en 4 temps
15 jours avant : préparer
- Exportez la liste des articles et le stock théorique de votre caisse (le stock est facultatif, mais il permet de calculer les écarts).
- Découpez le magasin en emplacements : rayons, comptoir, vitrine, réserve. Chaque emplacement doit se compter d'une traite.
- Choisissez la date, les horaires et qui compte quoi.
La veille : la réserve
- Comptez la réserve, rangez-la, regroupez les articles identiques au même endroit, puis n'y touchez plus.
- Mettez à part les articles abîmés, retournés ou réservés : ils se comptent, mais hors du stock.
Le jour J : la surface de vente
- Comptez aux heures creuses, pas le samedi après-midi, avec une personne à la caisse si vous restez ouvert (voir l'inventaire sans fermer).
- Un emplacement à la fois, en finissant avant de passer au suivant.
- Scannez chaque article plutôt que de noter une quantité de mémoire : c'est plus fiable, et comme on ne ressaisit rien ensuite, on va deux fois plus vite qu'avec le papier ou Excel.
Après : contrôler
- Lisez les écarts : un surplus (+), un manque (−). Faites la part des ventes faites pendant le comptage.
- Recomptez seulement les gros écarts, pas tout le magasin.
- Validez, puis mettez à jour le stock de votre caisse avec les quantités comptées.
Pour compter sans logiciel, le modèle Excel gratuit et ses feuilles de comptage font l'affaire.
Les 6 erreurs qui faussent un inventaire
- Les doubles comptages : un article présent à deux endroits est compté deux fois. Regroupez avant de compter.
- Les ventes pendant le comptage : un article vendu après son comptage crée un petit écart. Comparez aux ventes du jour.
- Les cartons comptés à l'unité : trois cartons de six, c'est 18, pas 3.
- Les articles sans code-barres oubliés : vrac, étiquettes arrachées. Prévoyez comment les compter.
- Les emplacements mal découpés : trop grands, on ne sait plus ce qui reste à compter (voir le découpage en emplacements).
- Le recomptage de tout : recomptez seulement ce dont l'écart reste inexpliqué.
ScanInv, pensé pour l'inventaire de magasin
ScanInv est une application d'inventaire au téléphone, en cours de développement. Elle suit exactement ce déroulé :
- vous importez vos articles depuis Excel ou CSV, le stock est facultatif ;
- vos vendeurs scannent par emplacement, à plusieurs, même sans réseau ;
- vous suivez l'avancement en direct, puis les écarts en quantité et en euros ;
- vous recomptez seulement ce qui cloche, puis validez : rapport PDF et export prêts.
Laissez votre e-mail : vous serez prévenu dès l'ouverture.
Questions fréquentes sur l'inventaire de magasin
Comment faire l'inventaire d'un magasin ?
Préparez la liste des articles et découpez le magasin en emplacements, comptez la réserve la veille et la surface de vente aux heures creuses, puis contrôlez les écarts et recomptez seulement ce qui cloche.
Quand faire l'inventaire d'un magasin ?
Au moins une fois par an, autour de la clôture de vos comptes, dont la date dépend de votre entreprise. Choisissez un jour calme, et plutôt hors des périodes de forte vente.
Combien de temps dure un inventaire de magasin ?
Cela dépend du nombre d'articles, du nombre de personnes qui comptent et de la méthode. En scannant chaque article au lieu de noter à la main puis de ressaisir, on va deux fois plus vite, et avec moins d'erreurs.
Peut-on faire l'inventaire sans fermer le magasin ?
Oui : comptez la réserve la veille, puis la boutique emplacement par emplacement pendant les heures creuses, avec une personne à la caisse.
Faut-il une douchette pour scanner les articles ?
Non. Un téléphone avec un appareil photo suffit pour scanner les codes-barres avec une application d'inventaire comme ScanInv.